På besøg hos Blumensaadt

Uanset om det er et opkald fra Lille Skensved, Ringkøbing, Amager eller et helt tredje hjørne af Danmark, er der god grund til, at mange af disse opkald ender i Køge. Og når man tråder ind i Blumensaadt Business Office, hvor kontorlokaler er lyse og hyggelige, kan man på øjeblikket blive bevidst om virkeligheden bag kulissen: I løbet af få minutter kan denne virksomhed skifte fra at besvare et opkald til en smedeforretning til øjeblikkelig at håndtere en forespørgsel fra en softwarevirksomhed. Nogle opkald er blot modtagelse af en besked, andre er ordremodtagelse, og atter andre er decideret kundesupport. Det er denne fleksibilitet, der har gjort outsourcet telefonpasning til en kritisk service for mange danske virksomheder.

Moderne telefonpasning for den digitale økonomi

I dag lyder det måske som en underdrivelse, men det er en velkendt faktum blandt virksomhedsfolk: en ubesvaret telefonlinie koster penge. For hver opkald, der går tabt, forsvinder en potentiel kunde, en ordre eller en vigtig aftale. Den moderne kundeservice er ikke længere kun om at være høflig – det handler om at være altid tilgængelig.

Vi er i Blumensaadt Business Office i Køge, et call center med en helt særlig tilgang til at løse det. På trods af den enorme vækst i e-mails og online-baserede kundetjenester, er telefonen stadig livlinen for de fleste virksomheder – især når der er tale om servicebesøg, produktforespørgsler eller akutte kundebehov. Det er netop dette behov, som Blumensaadt tager sig af – ikke for sig selv, men som en usynlig forlængelse af sin klients forretning. Klienteleet omfatter små håndværksfirmaer, mellemstore servicevirksomheder og større virksomheder, som alle har én ting til fælles: de kan ikke sig selv til at misse et eneste opkald.

Fra telefonsvar til strategisk vækst

Hovedproduktet er den banale pasning af telefon - ⓘ - (se mere her) – men det er langtfra hele historien. En stadig stigende del af Blumensaadts forretning handler om at transformere hver opkaldt til en konkret mulighed: booking af aftaler, kalenderstyring for terapeuter, håndværkere og læger, og koordination af servicefolks skemaer.

Det er netop denne totale pakke af løsninger, der har skabt succesen. Et firma kan outsource alle de telefonopkald – altid, i pauser, eller når der er travlt. Men vigtigere endnu kan de lade Blumensaadt sikre, at hver opkaldt bliver omsat til en konkret serviceaftale og at servicepersonalets kalender optimeres i realtid. Det betyder, at ekspeditionstimer bliver udnyttet fuldt, og ventetider for kunderne bliver minimeret.

Kalenderstyring som konkurrenceparameter

Hvis en kunde ringer og skal have en tid til tandlægen, et rørarbejde eller et elektrikerjob, ønsker de at få en tid på stedet – ikke om tre dage. En moderne telefonpasning indebærer derfor direkte integration med tegnebog- og kalendersystemer. Blumensaadt agenter kan:

• Tjekke terapeuters, håndværkeres og medarbejderes tilgængelighed i realtid
• Booke aftaler direkte ind i systemet uden først at skulle ringe tilbage
• Håndtere aflysninger, omlægninger og ventelister automatisk
• Sende bekræftelser og påmindelser til kunder for at undgå no-shows

For virksomheder betyder dette, at de kan se ud som en stor, velbemandet organisation – helt uden at skulle ansætte administrative medarbejdere til at sidde hele dagen og styrer kalendere.

Service er nøglen

Det er netop denne ofte oversete konkurrenceparameter – nærværende og kompetent kundeservice – som gør hele forskellen. Hvis en virksomhed altid besvarer sin telefon med faglig indsigt og høflighed, er halvdelen af batalla allerede vundet. Og det opdager flere og flere: med outsourcing er det faktisk muligt at være et altid bemandet kontor - ⓘ - uden at have administrative medarbejdere ansat.

Ud over telefonpasning og kalenderstyring tilbyder Blumensaadt også kontorservice – såsom håndtering af post, e-mail-overførsel og generel administrativ bistand – og bogholderservice for sine kunder. For mindre virksomheder kan det være afgørende at kunne outsource hele den administrative bagrund, så ejeren og kerneteamet kan fokusere på det, de er bedst til.

Praktisk værdiskabelse

Lad os være konkrete. En håndværker med tre montører kommer hver dag ud til kunder. Hvis han selv skal tage telefonen, bliver der ikke tid til andet. Hvis en kundeservice skal håndtere telefonanmodningerne, skal kundeserviceperson køre hjem mellem jobs. Med Blumensaadt besvares alle opkald af trænet personale, og øjeblikkelig booking betyder, at montørerne aldrig har tomme timer – eller at vente på at vide, hvor de skal hen.

For et klinik, et tandlægepraksis eller et rådgivningsfirma kan 24/7 telefonpasning betyde flere bookinger uden for normale kontortider. Mange potentielle kunder ringer op når det passer dem, ikke når det passer kontoren. Med en telefonpasning, der sørger for at ingen opkald går tabt, og at aftalerne straks bliver sat i systemet, stiger antallet af bekræftede aftaler markant.